Privacyverklaring 

De vertrouwelijkheid van de gegevens die u aan ons verstrekt is heel belangrijk voor ons. Dat vertrouwen is belangrijk voor de kwaliteit van onze dienstverlening aan u en is uiteindelijk bepalend voor het succes van de medisch behandeling in onze praktijk. In deze privacyverklaring geven wij u informatie over hoe wij uw gegevens behandelen en vertellen wij u over de rechten die u heeft.

 

 1. Onze gegevens: 

Kennis en Behandelcentrum Haaglanden
Haverkamp 210
2592 BM Den Haag
070-3265250

  2.  Wij verzamelen uw persoonlijke gegevens voor diverse doeleinden, zoals: 

• het verwerken van uw intake voor, en bewaken van de voortgang van, een medisch behandeling 
• het op uw verzoek verwerken van abonnementsgegevens in het kader van medische fitness en/of andere therapiesessies
• het voeren van correspondentie met u, het verstrekken van informatie aan u, of het financieel afhandelen van de behandeling 

Wij zullen uw gegevens niet gebruiken voor een ander doel dan hierboven beschreven, tenzij nadrukkelijk met u vooraf overeengekomen.
Het bewaren van deze gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst tussen u en de praktijk. Ook dient de praktijk gegevens te bewaren om te voldoen aan wettelijke bepalingen rond vastleggen van medische handelingen en geldende bewaartermijnen.

  3.  Welke gegevens worden er opgeslagen en waar?

Uw contactgegevens en uw gegevens omtrent gezondheid worden opgeslagen. Uw gegevens worden niet buiten de EU opgeslagen.

  4.  Worden mijn gegevens aan derden verstrekt?

Uw gegevens worden verwerkt door een aanbieder van onze medische software (een zogenaamde SaaS-applicatie). Deze aanbieder is gecertificeerd op het gebied van gegevensbescherming (ISO 27001 en NEN 7510). Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij wij u daartoe op voorhand om schriftelijke toestemming vragen.

5.  De bewaartermijn:

Uw gegevens worden bewaard in overeenstemming met de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen voor medische dossiers en de fiscale bewaartermijnen voor financiële gegevens. Na deze bewaartermijn worden uw gegevens (zowel op papier als digitaal) door ons vernietigd.

6.  Welke rechten heeft u met betrekking tot de verwerking van uw gegevens?

U heeft als betrokkene een aantal rechten met betrekking tot de door u verstrekte gegevens, namelijk het recht op:

• inzage in dossier (u heeft het recht om uw medisch dossier in te zien en/of een papieren afschrift te vragen). 
• rectificatie (u heeft het recht om gegevens in uw medisch dossier te veranderen). 
• vernietiging (u heeft het recht uw medisch dossier te laten vernietigen binnen drie maanden na een schriftelijk verzoek daartoe. 

Indien u gebruik wilt maken van deze rechten kunt een verzoek richten aan wouter.duijs@kbchaaglanden.nl. Wij zullen vervolgens contact met u opnemen om uw verzoek juist, volledig en tijdig te verwerken.

7.  Heeft u vragen over deze privacyverklaring?

Stuurt u ons dan een e-mail naar info@kbchaaglanden.nl. Een eventuele klacht kunt u indienen bij de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens op telefoonnummer: 0900 – 2001 201. Onderstaand een omschrijving van de partijen die belang hebben bij de organisatie van gegevensbescherming in de praktijk en de frequentie van contact met hen om aspecten van gegevensbescherming te bespreken:

• Belanghebbende: beroepsvereniging. Belang: kennis van ontwikkelingen in wetgeving en richtlijnen. Contact: ledenvergaderingen, nieuwsbrieven.
• Belanghebbenden: medewerkers. Belang: juist volgen van procedures. Trainen en stimuleren bewustwording. Contact: halfjaarlijkse training en maandelijks teamoverleg.

8. Het proces.

Hier worden de instructies en procedures beschreven waarin duidelijk is wat de afspraken zijn binnen de praktijk over het werken met persoonsgegevens. Ook wordt verwezen naar externe documenten (deze zijn actueel en bereikbaar voor degenen die ermee moeten werken): 

• Training en instructies. Bij indienst treden en twee per jaar in een  teamoverleg
• De werkplek (clean desk, clear screen, kopieermachine). Wanneer niet in de behandelkamers wordt gewerkt zullen de deuren worden gesloten. Patiëntgegevens worden ingescand, niet bewaard op de bureaus. Schermbeveiliging zorgt voor automatisch uitloggen na vijf minuten. 
• Toegangsbeveiliging (sleutels, wachtwoorden. Elke fysiotherapeut heeft een eigen wachtwoord voor Spotonmedics, het elektronisch patiëntendossier. Onderling zijn de wachtwoorden strikt geheim. Stagiaires krijgen beschikking over de inlog gegevens van zijn of haar stagebegeleider. Spotonmedics waarborgt meerdere malen per jaar een wachtwoordwijziging.

 Communicatie (e-mail, telefoongesprekken). Momenteel is er ten dele nog sprake van contact met externe zorgverleners door middel van brieven. Gestreefd wordt dit te vervangen door elektronische, beveiligde systemen.

• Thuiswerken (virusbeveiliging, online opslaan, zorgmail). Thuis kan worden gewerkt in het elektronisch patiënten dossier middels een webserver. Hierbij is spraken van een beveiligde verbinding.
• Datalekregistratie. Zie document 'Datalek'.
• Register Verwerkingen. Zie document 'Register Verwerkingen'.

Checklist maatregelen informatiebeveiliging. Zie document 'Checklist maatregelen informatiebeveiliging'

9. Goedkeuring door directie.

Dit beleid is ondertekend door de praktijkeigenaren. Het getekende exemplaar van de overeenkomst is in te zien op de praktijk aan de Haverkamp 210.